Ha a Titanicnak lett volna BCMS-e…

Ha a Titanic-ot építtető társaság rendelkezett volna Business Continuity Management Systemmel (BCMS), azaz üzletmenet-folytonossági irányítási rendszerrel, akkor ma szegényebbek lennénk egy 11 Oscar-díjas filmmel, a hajót üzemeltető White Star Line Hajótársaság pedig gazdagabb lenne jó pár millió dollárral. Joó Gabriella üzletmenet-folytonossági oktatóval, szakértővel a BCM mibenlétéről és a hamarosan induló képzésről beszélgettünk.

Lehet, hogy sokan hallottak már a BCM-ről, de azért akadnak, akiknek még új ez a fogalom. Az ő kedvükért tekintsük át, hogy mit is kell üzletmenet-folytonosság alatt érteni?

Az üzletmenet-folytonosság egy olyan rendszer, amely a váratlan helyzetekre és azok kezelésére készíti fel a gazdálkodó szervezeteket. Az ehhez kapcsolódó irányítási rendszer az ISO 22301:2019.

Akkor ez lényegében egy kockázatelemzés?

Nem egészen. Az üzletmenet-folytonosság feltérképezése során egy mélyreható üzleti hatáselemzést készítünk az adott ügyfél folyamatai és a szolgáltatása figyelembevételével. Vagyis azt vizsgáljuk, hogy melyek azok a kritikus pontok, amelyek megakaszthatják a működést és amelyek jelentős veszteséget/csődöt okozhatnak. A kockázatelemzés ennél szűkebb szegmenst vizsgál, a vállalat infrastruktúrájára és az erőforrásokra koncentrál. Ezzel szemben az üzleti  hatáselemzésnél azt vesszük figyelembe, hogy egy esetleges leállásnak/sérülésnek milyen reputációs, jogi, pénzügyi és működésbeli következményei lehetnek. Innen nézve a kockázatelemzés tehát a BCM-nek egy részhalmaza.

A hatásvizsgálat súlyozza a vállalaton belül zajló folyamatokat, vagy mindet azonos értékűként kezeli?

Nyilván minden vállalkozásnál van egy vagy több olyan lényegi elem, amelyet, ha kiiktatunk, leáll az adott cég. Ezt a működési fogaskereket hívjuk mi kritikus folyamatnak. Ha pedig ez megvan, azt vizsgáljuk, hogy a szükséges erőforrások kiesésével hogyan lehet életben tartani, a legrövidebb időn belül tovább folytatni a vállalkozást a lehető legkisebb veszteséggel. Tehát egyrészt a veszélyeket, másrészt a szükséges válaszlépéseket gyűjtjük egy csokorba.   

Azért nagyon nem mindegy, hogy egy takarítócég vagy egy pénzintézet működését és a lehetséges vészhelyzeteket vesszük alapul. Hogyan lehet két ennyire eltérő vállalkozásra azonos üzletmenet-folytonossági rendszert építeni?

Sehogy! És éppen ez a lényeg! Minden vállalkozás működése más és más. Még két pénzintézet sem ugyanúgy működik, az ő hatáselemzésük is teljesen eltérő lehet. A működési eltérések pedig nagyban befolyásolják a végeredményt. Azt szoktam mondani, hogy olyan ez, mint a sakk, ahol 4-5 lépéssel kell előre látni, hogy mit fog lépni az ellenfél. Nem véletlen, hogy a jó hatáselemzés interjúk készítésének alapfeltétele, hogy  éveket töltsünk el a pályán. 

A hatáselemző interjúkon ezek szerint atomjaira szedik egy cég működését. A cégtulajdonos részéről vannak ilyenkor nagy felismerések?

De még mennyire! Előfordult már, hogy a folyamatokat végiggörgetve derült ki, hogy egy addig 30 perc alatt elvégezhető részfolyamat idejét könnyűszerrel 10 percesre lehet redukálni. Így, ezek a beszélgetések akár a gazdaságosságra is jótékonyan hathatnak.

Csapat- vagy egyéni sport a BCM?

A tréningeken rendre elmondom, hogy “fejétől bűzlik a hal”. Esetünkben ezt azt jelenti, hogy vezetői elkötelezettség nélkül nem sokra megyünk. Sőt, nemcsak a menedzsmentnek kell teljes mellszélességgel az üzletmenet-folytonosság mellett állni (ebben is hasonlít a többi irányítási rendszerre), de stratégiai szintre kell azt emelni a vállalat túléléséért.

Kinek érdemes elgondolkodnia azon, hogy a legközelebbi BCM tréningre beiskolázza valamelyik munkatársát, vagy úgy is feltehetném a kérdést: kinek kell mindenképpen a BCM?

Ha a Titanicot üzemeltető White Star Line Hajótársaságnak 1912-ben lett volna üzletmenet-folytonossági rendszere, megmenekülhetett volna a sok száz emberéletet követelő tragédiától és attól, hogy nevét ma ezzel a hajókatasztrófával azonosítsuk. 

A kérdésre válaszolva: minden olyan vállalkozásnak ajánlott a BCM bevezetése, amelynek van vesztenivalója. Még akkor is, ha elég gyakran találkozunk azzal a vezetői véleménnyel, hogy “mi olyan nagyok vagyunk, hogy megbirkózunk egy havariával”.

Régi tapasztalat, hogy a megelőző óvintézkedés mindig kifizetődőbb, mint a vészhelyzetre válaszreakcióként adott kapkodás. Nem véletlen, hogy ma már vannak olyan biztosító társaságok, amelyek a ”legjobb biztosítás a BCM” felkiáltással kedvezményt adnak azon ügyfeleiknek, amelyek rendelkeznek üzletmenet-folytonossági rendszerrel.

A februárban induló BCM képzésen specialistákat illetve belső auditorokat képeznek. Mi a különbség e kettő között? Egyáltalán mit lehet tudni a képzésről?

Kezdjük a végén! A háromnapos (a három nap három szombatot jelent) online képzésünkkel országos lefedettségűvé szeretnénk tenni ezt az oktatást. A jelentkezőknek így, jellemzően nem kell szabadnapot kivenniük és az utazás/szállás sem okoz majd problémát.

A BCM specialista és a BCM belső auditor közös jellemzője, hogy mindketten magas szinten értik és látják át a vállalaton belüli eljárásokat. Előbbi feladata, hogy a fentebb említett hatáselemzés alapján koordinálja a BCM ügymenetet és kialakítsa az irányítási rendszert a vállalkozás egyéni szempontjainak figyelembevételével. Ezzel szemben a belső auditor már egy magasabb szinten tekint a rendszerre. Ő az, aki a szabványt ( ISO 22301:2019) sorvezetőként használva levezényli a belső auditot, mely a vázat mintául véve vizsgálja az egész rendszert.

Eddig sok mindent megtudhattunk a BCM-ről. De mit lehet tudni Joó Gabrielláról, mint oktatóról?

Mérnök, informatikusként végeztem biztonságszervezői szakirányon. A főiskolán a katasztrófa- és tűzvédelem tantárgyak erősen kapcsolódtak a krízismenedzsmenthez és az üzletmenet-folytonossághoz, bár akkor még nem is hallottam a BCM-ről. Az üzletmenet-folytonossággal csak később találkoztam, egy volt osztálytársam jóvoltából, aki már akkoriban tréningeket tartott e tárgykörben. Az ő hívására kezdetben csak amolyan kisegítőként, később trénerként vettem részt ezeken a képzéseken. Időközben – hogy jobban beleláthassak a BCM gyakorlati megvalósulásába – tanácsadó kollégák mellé szegődtem, hogy azt a tevékenységi kört is megismerhessem. Így lettem BCM oktató, tanácsadó és szakértő.

És mint oktató Ön hányast kapna? 

Talán ezt nem tőlem kellene megkérdezni, hanem a képzéseimen eddig résztvevő mintegy 300-400 hallhatótól. Ettől függetlenül azért mégiscsak van valamilyen képem magamról oktatói minőségemben, mivel a BCM képzések végén arra kérem a résztvevőket, hogy értékeljenek engem. Ha jól emlékszem, a hat és fél éve tartó oktatói pályafutásom alatt a tízes skálán 9-esnél rosszabb “érdemjegyet” még sosem kaptam. Talán azért, mert rengeteg pozitív és negatív példával teszem élővé az elméletet. Sőt, előfordult már az is, hogy a prezentáció során vetített diáimat figyelemmel követő és ez alapján helyes megoldást adó hallgatóimat csokoládéval jutalmaztam. Így talán könnyebb elfogadni tőlem, hogy magas elvárásokat (70% feletti vizsga teljesítményt) támasztok a résztvevők felé, mert erősen hiszek abban, hogy egy jól működő BCM rendszer képes visszafordítani a visszafordíthatatlant.