Mennyire hatékonyak a céged üzletmenet-folytonossági és válságkezelési gyakorlatai?

Az üzletmenet-folytonosság és a válságreakció begyakorlása meglepően gyenge terület sok szervezetben – mondja Robin Bucknall, az MSc MBCI. A cikkben megvizsgálja, miért van ez így, és hogyan lehet javítani ezen a területen.

„A vészhelyzetek tervezése nem tekinthető megbízhatónak mindaddig, amíg nem tesztelik, gyakorolják, és nem bizonyul működőképesnek, különösen azért, mert hamis bizalmat helyezhetnek az írásos terv integritására.”
az Egyesült Királyság kormánya (1)

Mi a baj?

A szervezetek üzletmenet-folytonossági és válságreagálási terveik gyakorlásának előnyei jól dokumentáltak, a tesztelések azonban meglepően félreértett területnek számítanak. Sok szervezet számára ezeket inkább csak egy dobozos munkának tekintik, semmint olyasvalaminek, amelyet proaktívan végeznek a válságkezelési képességek tesztelése és finomítása érdekében; mások pedig lelkesen felkarolják őket, bár alig értik, mit lehet reálisan elérni a rászánt idővel és erőforrásokkal.

Ez a cikk azzal érvel, hogy a szervezet előnyei jelentősen meghaladják a hátrányokat, de a legtöbb szervezetnek korlátozott ideje, költségvetése és erőforrásai állnak rendelkezésre a gyakorlatokhoz. A siker optimalizálása érdekében a facilitátoroknak és a felső vezetésnek reális célokat kell kitűzniük, és egyértelművé kell tenniük, hogy az általuk kiválasztott gyakorlat milyen mértékben készíti fel őket a valós életben bekövetkező zavarokra.

Az életet utánzó művészet?

Egy szervezeten belül elkerülhetetlenül eltérő elvárások lesznek a gyakorlatok kimenetelével és az érintett érdekekkel kapcsolatban, amelyek a gyakorlati célok kiterjesztésére vagy korlátozására törekszenek. Egyes esetekben ez alulambiciózus célokat eredményezhet, amelyek unalmas gyakorlatot eredményeznek, máskor pedig a túl ambiciózus gyakorlati célok irreális nyomást gyakorolnak a tesztelésben résztvevőkre, akik túlterheltnek és kiszolgáltatottnak érezhetik magukat. Visszatartó tényező a jövőbeni részvételtől.

Bármelyik gyakorlati módszert is választjuk (2), lehetetlen előre megjósolni vagy reprodukálni az események minden lehetséges permutációját, amely egy zavar során kibontakozhat. A valós életből származó incidensek megoldása napokig vagy hetekig tart, de a legtöbb szervezet egy napnál kevesebbet tud fordítani egy gyakorlatra. Ez aszimmetriát hoz létre az információkezelés és az üzleti folyamatok koordinálásának időtartama tekintetében a szükséges korrekciós intézkedések sokfélesége érdekében, miközben az alapvető eredményeket továbbra is biztosítani kell.

A megbeszélésen alapuló és forgatókönyv-gyakorlatok felhasználhatók a tapasztalati tanulás és az együttműködésen alapuló tervezés elősegítésére, hogy azonosítsák a felelősségi hiányosságokat, az erőfeszítések megkettőzését, a hibás feltételezéseket, és lehetővé tegyék az érintettek szélesebb csoportjai számára, hogy megvitassák az incidensre adott válaszokat. A több forgatókönyvet és problémahalmazt tartalmazó gyakorlatok hasznos érdekérvényesítő eszközt jelenthetnek a különböző kockázati profilok felső vezetéssel történő szocializálására, a kockázatok jelentőségének fejlesztésére és ellenőrzésére, valamint a meglévő tervek vizsgálatára és finomítására. Hasonlóképpen, a szimulációs, élő és tesztgyakorlatok megismételhetik az incidensre reagáló csoportok közötti interakciót, és bemutathatják a külső érintettek igényeit és érdekeit. Ezek a gyakorlatok felkészíthetik az egyéneket egy incidens okozta nyomásra, de ritkán a hosszan tartó válság okozta halmozott leépülésre és kimerültségre.

A szervezet szükségleteinek kielégítéséhez szükséges gyakorlatok típusának meghatározásánál a kulcsfontosságú egyensúly a gyakorlat valószínűsíthető összetettsége és a megfelelő forgatókönyv kutatásához és kidolgozásához szükséges felkészülési idő; előállítani a támogató gyakorlati adatokat és adminisztratív támogatási keretet. Axiomatikusan minél bonyolultabb és ambiciózusabb a gyakorlat, annál nagyobb a felkészülési igény.

Probléma? Melyik probléma?

Egyes szervezetek számára a forgatókönyv megválasztása problémás lehet, mivel a szervezet működési szinten jól ismert kellemetlen fenyegetései vagy sebezhetőségei kiszűrhetők a vezetői érdekek alapján, és soha nem érik el a vezetői szintet. Szintén kísértés lehet azt hinni, hogy egy részletesebb gyakorlat jobb gyakorlatot jelent, és hogy több adatnak jobb minőségű döntést kell eredményeznie az incidensreagáló csapatoknak. Ironikus módon ez nem biztos, hogy így van. Egy év tervezés és egy hétig tartó internetes zsarolóvírus elleni gyakorlat után egy globális árucikkek igazgatótanácsa továbbra is megosztott abban a tekintetben, hogy ki kell-e fizetni a váltságdíjat: az igazgatótanács egyharmada úgy gondolta, hogy semmilyen körülmények között nem fizetne, egyharmaduk hajlandó volt fizetni, az utolsó harmada pedig több adatot akart.

Jobb reflexek

A tesztelések haszna nem abban rejlik, hogy egy bonyolult ruhapróbát hajtunk végre az esetleges zavarokra, hanem, hogy hogyan reagáljunk bármilyen eseményre. A legtöbb esetben nem mindegy, hogy mi okozza a kimaradást, számos hatás, például a hírnévkezelés, a kommunikáció, az érdekelt felek bevonása és a működési teljesítmény helyreállításának szükségessége változatlan marad. A progresszív gyakorlati programon keresztül végzett rendszeres képzéssel és gyakorlatokkal a szervezetek adaptív gondolkodásmódot és problémamegoldást alakíthatnak ki, egyéni és csapatbizalmat építhetnek, fejleszthetik a kompetenciát, valamint megerősíthetik a delegációkat és a jogosultságokat.

A gyakorlatok egyik legértékesebb eredménye az, hogy a vezetői csapatok megértik, hogy mikor milyen döntéseket kell meghozni, és meghatározzák, hogy melyik az a legalacsonyabb lehetséges szint, amelyben egy döntés delegálható. A zavarban eltöltött idő gyakran a kritikus tényező, és a gyakorlatok révén a vezetői csapatok megbizonyosodhatnak arról, hogy a taktikai és műveleti szintek rendelkeznek a szükséges felhatalmazásokkal ahhoz, hogy magabiztosan befolyásolják az azonnali cselekvést.

Következtetések

Az irreális vagy valószínűtlen forgatókönyvekkel rosszul végzett gyakorlatok időpocsékolásnak tekinthetők, és a résztvevők részvétele nélkül a szervezetek ritkán profitálnak belőle. Ezzel szemben a jól elvégzett gyakorlatok szórakoztató, önbizalomnövelő, csapatépítő események lehetnek, amelyek lebontják a részlegek közötti akadályokat, elősegítik a szervezet holisztikus megértését, és jobb, tájékozottabb döntéshozatalt tesznek lehetővé.

Egyetlen gyakorlat sem képes igazán megismételni a valós életben bekövetkezett zavarok összetettségét, de a döntéshozatali folyamatok gyakorlásából származó előnyök a szervezet számára jelentősen meghaladják a költségek és a személyzeti idő tekintetében jelentkező hátrányokat. Egy gyakorlat megtervezésekor azonban a szervezeteknek világosan kell tudniuk, hogy mit akarnak elérni, és hogy a kiválasztott gyakorlat hol illeszkedik egy progresszív programba.

Minél nagyobb és összetettebb egy gyakorlat, annál több időt és erőforrást igényel a felkészülés, de a sikeres gyakorlat megteremtésének alapja a világos célrendszer, a reális forgatókönyv és a megfelelő segédanyagok előkészítése. A kulcs az, hogy elegendő időt hagyjunk a helyszíni kutatásra, hasznosítsuk a személyzet részletes ismereteit operatív szinten, valamint, hogy megragadjuk a problémák árnyalatait és az esetleges másod- és harmadrendű hatásokat.

A szerző

Robin Bucknall MA, MSc, MBCI, vezető tanácsadó,  Needhams 1834 Ltd.

Hivatkozások

(1) Az Egyesült Királyság kormányának iránymutatása: Veszélyhelyzeti tervezés és felkészültség: gyakorlatok és képzés , hozzáférhető: 2022. július 25.
(2) Vitaalapú gyakorlatok, forgatókönyv-gyakorlatok, szimulációs gyakorlatok, élő gyakorlatok vagy tesztgyakorlatok. BCI helyes gyakorlati iránymutatások 2018, 90. o.

Forrás:

https://www.continuitycentral.com/index.php/news/business-continuity-news/8074-how-effective-are-your-business-continuity-and-crisis-response-exercises