Kiknek, miért, hogyan? Üzletmenet-folytonosság kkv szektortól a multikig!

Összesen 170 segélyhívás érkezett a katasztrófavédelem műveletirányítási központjaiba május 10-én. 44 tűzesetnél és a 72 műszaki mentésnél intézkedtek a hivatásos és önkéntes egyesületek – ezek a hivatalos adatok a katasztrófavédelem honlapjáról. Igen, ez egy átlagos májusi nap volt – viharok, durva frontok, árvíz, pandémia, atomháború nélkül. El tudjuk képzelni, hogy mennyire megugrik ez a szám, ha valami extra krízis is beüt! Hogy miért kezdjük ezzel? Mert gyakran kapjuk meg a címben is szereplő kérdést: kiknek, miért és hogyan érdemes kialakíttatni az üzletmenet-folytonosságot? Közel egy évtized tapasztalattal azt mondjuk: mindenkinek szükséges az üzletmenet-folytonosság kkv cégektől elkezdve a multikig. Mutatjuk, hogy miért…

Tűz van, babám!

1967-ben készült el Miloš Forman játékfilmje, amely meghozta neki a világhírnevet, meg az Oscar-jelölést is. Csak pár szó a történetről: a tűzoltóegylet tagjai bálra készülnek, de közben kitör a zűrzavar, ellopják a nyereménytárgyakat, leég egy ház. Ahogy a moziban, úgy a valóságban is gyakran előfordul, hogy máshogy sülnek el a dolgok, mint ahogy szeretnénk. Valószínűleg a május 10-i 44 tűzeset érintettjei sem úgy keltek fel aznap reggel, hogy majd ma kigyullad a házuk, irodájuk vagy a kocsijuk. Pedig ahogy a számok is mutatják, ilyen esetek viszonylag gyakran előfordulnak.

De hatékony kockázatfelméréssel, kezelési tervekkel elérhetjük, hogy a termelés és szolgáltatás a lehető legrövidebb időn belül folytatódhasson.

A BCM (Business Continuity Management), vagyis üzletmenet-folytonosság pontosan erre való.

Üzletmenet-folytonosság kkv-któl a multikig

Ahogy a bevezetőben már írtuk: gyakran elhangzik a kérdés, hogy kinek ajánljuk az üzletmenet-folytonosságot. Röviden: szinte mindenkinek. A kkv-któl a multikig szükséges, a segítségével ugyanis biztosítható a cég túlélése. Pénzügyi területeken pedig már előírás az üzletmenet-folytonosság megléte.

Gépek és emberek

“Mi több évtizedes tapasztalattal rendelkezünk.” “Nálunk nincsenek bonyolult informatikai eszközök.” Gyakran hallunk hasonló érveket, amikor cégvezetők próbálják meggyőzni (elsősorban saját magukat), hogy miért nem olyan fontos a BCM. Nos, ha a cége gépekkel dolgozik, irodája vagy telephelye van, munkatársakat foglalkoztat, akkor bizony, fel kell készülnie különböző krízisekre. Például a kiindulási tüzes példa: mi van, ha kigyullad a telephely? Leég az iroda? Mi történik, ha lerobban a céges autó? Ha a kollégák elkapnak egy vírust és egyszerre kidől a dolgozók kilencven százaléka? Vagy egyszerűen sztrájkba kezdenek? És ha vírusos lesz az informatikai rendszer? Válaszoljunk? Ha nincs üzletmenet-folytonosság, akkor kitör a pánik…

A félelem rossz tanácsadó

És ha pánik van, akkor kapkodás is. Ilyenkor pedig általában nem jó döntések születnek… Ha egy cég pár nappal a krízis után nem tudja újraindítani a termelést, akkor elveszíti a megrendelőit. Ha nem tudja biztosítani a kollégáinak a munkahelyet, akkor azok másik állást keresnek. És mint egy kártyavár, amelynek kihúzzák a legalsó lapját, az egész összedől…

Ezzel szemben, ha még a probléma előtt elkészült az üzletmenet-folytonossági rendszer, akkor megelőzhető az összeomlás és a krízis időszaka veszteségminimalizálással átvészelhető.

A felkészülés lépései

De akkor most nézzük, hogy mi a teendő! Először is keressen cége (akár kkv, akár multi) egy BCM-specialistát. Ő lehet külsős szakember, vagy elküldheti továbbképzésre egy rátermett kollégáját, esetleg felvehet valakit az új munkakörre. Ő a részletes üzleti hatáselemzések és kockázatelemzések után kidolgozza azt a rendszert, amellyel a kritikus fontosságú műveletek a lehető legzökkenőmentesebben működtethetők a fennakadás időszakában is. Hogy mennyi ideig tart ez a munka? Nagyobb cégek esetében akár egy év is lehet. Fontos, hogy aztán időről időre felülvizsgáljuk az üzletmenet-folytonosságot, hiszen változik a környezet, új gépeket, informatikai rendszereket vezethetnek be. Egy multi esetében pont ezért azt javasoljuk, hogy legalább egy embert folyamatosan bízzon meg ezzel a feladattal.

Másodlagos haszon

Az már talán világos, hogy miben segít krízes esetén az üzletmenet-folytonosság kkv vagy multinacionális szektorban egyaránt. De nemcsak ilyenkor van haszna! A BCM-specialista ugyanis a felmérései során

áttekinti az aktuális üzletmenetet, a termelést is. Ilyenkor az is ki szokott derülni, hogy melyik területeken lehet optimalizálni bizonyos folyamatokat.

Például, ha egy-egy munkafázisra indokolatlanul sok időt hagynak. Vagy az is világossá válik, ha egyes feladatokat csak elnagyoltan végeznek el a kollégák. A tüzes példánál maradva: a többség nem volt ott a tűzvédelmi oktatáson, csak valahogy az aláírása került rá a jegyzőkönyvre. Ez azért nagy baj, mert ha megszólal a tűzjelző, akkor ők biztos pánikolni kezdenek és fogalmuk nem lesz a menekülési utakról. Szóval nemcsak a krízisek esetén lehet életmentő az üzletmenet-folytonosság, de sokszor már a felmérés szakaszában megtérül. Forintban mérve is…

*A bejegyzésünkhoz illusztrációként használt kép forrása: www.mafab.hu