Vészhelyzet-elhárítás – legyen felkészült!

Gázszivárgás van az épületben, bombariadó miatt kiürítik a belvárost, nincs áram, órákon keresztül nem működik az internet, elfüstöl a szerver, egy vírus miatt a legtöbb kolléga lázasan fekszik otthon. Olyan hétköznapi szituációk, amelyek bármikor előfordulhatnak az Ön cégénél is. Természetesen ezeket lehet ad hoc is kezelni, de nem biztos, hogy az a leggyorsabb, legbiztonságosabb és főleg nem a legolcsóbb. Ha viszont rendelkezik üzletmenet-folytonossággal, akkor a vészhelyzet-elhárítás tervszerű és racionális lesz. Ráadásul már a folyamatok felmérése során pénzt spórolhat. Mutatjuk, hogyan!

Azok a bizonyos kritikus folyamatok?

Akik rendszeresen olvassák blogunkat, valószínűleg találkoztak már ezzel a kifejezéssel. De hogy pontosan mit jelent, azt nem biztos, hogy tudják. Nyugalom! Nem szakmai definíciókkal akarunk fárasztani senkit! Viszont fontos, hogy a rendszer működését átlássuk… Szóval bármilyen területen is dolgozik a cége, az üzletmenet-folytonosság kialakítása úgy kezdődik, hogy felmérjük a kritikus folyamatokat. A cég legkisebb szervezeti egységeit vesszük (ezek lehetnek osztályok, csoportok), amelyeknél végignézzük, hogy pontosan miből áll a napi tevékenység. Általában több tucatnyi folyamatból. Ezek közül meghatározzuk, hogy melyek a kritikusak a vállalat működése szempontjából.

Beszéljenek a konkrétumok

Nézzünk egy nagyon egyszerű gyakorlati példát: vegyünk egy közepes méretű hotelt. Felosztjuk különböző egységekre: van például a recepció, az étterem, az animátorok, a takarítók, a karbantartás, a zöldterületért felelős szakemberek, a pénzügy, HR, marketing. A teljesség igénye nélkül. Megnézzük, hogy a recepciósok egy napon milyen tevékenységeket végeznek. Ezt a BCM-specialista személyesen, illetve kérdőív segítségével méri fel. Megállapítjuk, hogy a hotel működése szempontjából melyek a kritikus folyamatok. Ez a tapasztalatok alapján az összes folyamat 10–15 százaléka. A recepción például kritikus folyamat a foglalások kezelése.

Ha beüt a krach…

Miután meghatároztuk a kritikus folyamatokat, megvizsgáljuk, hogy ezeket mennyi időn belül muszáj helyreállítani. Ha nem akarunk maradandó sérüléseket. Maradva a példánál: ha 10 percig nincs internet a recepción, akkor valószínűleg még nem omlik össze a foglalási rendszer, az új vendégeknek még időben válaszolnak. Ha viszont egy teljes napra leáll az internet, akkor már súlyos pénzügyi hátrány éri a hotelt.

Vészhelyzet-elhárítás a gyakorlatban

Mi a teendő ilyenkor?

Hogyan kezdjük a vészhelyzet-elhárítást? Nos, ez az, amit pontosan leír az üzletmenet-folytonossági rendszer. Illetve azt is, hogy mit nem szabad tenni.

Például tartalmazza, hogy hogyan lehet megosztani a mobilinternetet a céges géppel. De azt is leírja, hogy a hotel laptopjával ne menjen be a recepciós egy kávézóba, hogy annak a nyilvános wifijén intézze az ügyeket. Hiszen ez nem biztonságos…

Spórolás már a felmérés szakaszában

Az talán már mindenkinek egyértelmű, hogy veszélyhelyzet (vagy akár mindennapi krízisek esetén is) spórolhat az üzletmenet-folytonossággal. De nem csak ekkor! A felmérés során ugyanis áttekintjük azt is, hogy milyen területek esetén van szükség helyettesítésre. És milyen értékben! Volt például olyan építőipari cég, amely súlyos milliókat költött volna tükörszerver kiépítésére, amelyre nekik semmi szükségük nem volt. Persze más a helyzet egy informatikai szolgáltatónál!

A megoldás van a fókuszban!

Talán furcsának hat, de a BCM szempontjából nem az a legérdekesebb, hogy mi történik. Hanem az, hogy a kritikus folyamatokat hogyan lehet a lehető leggyorsabban, legbiztonságosabban és legolcsóbban helyreállítani.

Tehát a vészhelyzet-elhárítás. Ez pedig alapos tervezést, pontos felmérést igényel. Ez a mi feladatunk – az Ön érdekében.